校内各学院、中心、所：
2015年毕业生派遣等工作已经开始，根据学校2015年就业工作要求，现将我校2015年毕业生档案转递工作的安排、要求通知如下：
一、清理毕业生档案，核实学校就业信息网档案寄送地址的信息
1．2015年5月下旬至6月下旬，各学院（单位）毕业生辅导员协助档案馆工作人员，按档案管理要求清理本学院应届毕业生档案，核实清理应届毕业生档案（正常派遣、本校研、外校研、户档留校、国防生），以及提前毕业、转专业、不能毕业、延长学年（降级）、延期毕业（补学分）、退（休）学等特殊情况的学生档案。
2．各学院（单位）毕业生辅导员务必要求毕业生在招生就业处的就业信息网核实其档案寄送地址是否准确。
核实档案寄送地址注意事项及要求：
接四川省机要局通知，今年6月1日起邮政公司各机要通信机构停止收寄和投递所辖各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类大学生档案。因此，今年我校的毕业生档案转递方式将转由“中国邮政EMS标准快递”方式转递。
要求：
（1）档案寄送地址规范书写格式必须以“中国邮政EMS标准快递”的要求填写档案接收地址及有关信息，即省（直辖市） 市（区、县）街道门牌号和邮政编码、单位名称，收件人姓名，联系电话。
（2）毕业生核实更改档案管理接收单位、收件人姓名，联系电话和档案投递地址后，各学院（单位）毕业生辅导员必须进行认真审查，务必将确认后的正确信息报招生就业处，以便招生就业处及时更改相关信息，保证档案寄送地址信息准确。避免档案寄送地址不清，档案投递不到而被退回，给学生就业工作造成不必要的损失。
二、整理毕业生归档材料，复核毕业生档案寄送地址信息
1．按照招生就业处报送的《毕业生就业档案派遣名单》，档案馆进行数据核查和处理。
2．各学院（单位）毕业生辅导员负责将毕业生应归档材料（见附件一）按每个人整理好，装入毕业生档案投递信封，确保档案材料不遗漏、不错装。
三、毕业生档案材料归档、转递工作
1．2015年7月7日—7月9日，根据毕业生档案材料归档时间安排（见附件二）各学院（单位）将整理好的毕业生应归档档案材料到档案馆归档，严格对照姓名、学号归档；档案材料装完后，毕业生辅导员务必对归档材料进行核查，不得漏装、错装。
2．档案归档工作完成后，由档案馆负责密封，按中国邮政EMS标准快递转递规定办理档案转递工作。
四、毕业生档案查询
个人档案很重要，他是每个人学习成长的真实记录，是唯一的，没有备份、没有电子档案。学生毕业参加工作后，在个人干部身份的确定、工龄计算、转正定级、社保、养老金（退休金）的计算、职称的评定以及工作调动等方面都要通过档案审核；在升学、学历、考公务员、出国、结婚、生育等方面都必须通过档案开具相关证明。毕业生务必重视自己的档案，不能本人自带档案，不能自行保管档案，更不要弃档，以免给今后的工作、生活带来不必要的困难和麻烦。
毕业生报到后，请在3个月内到档案接收单位核查自己的档案，按档案接收单位要求办理报到手续。如档案未到，请及时与学校档案馆联系查询。
* 档案自交寄之日起一年内，邮政部门受理查询，逾期将不再受理查询 *
五、档案馆工作人员及联系电话
工作人员：巨敏莲、李志文、黄素华、杨莉
联系电话： 66367543、66366542
档案馆服务网址：http://dag.swjtu.edu.cn
附件一：本科、研究生毕业应归档材料
附件二：各学院、单位毕业生档案材料归档时间安排
附件一：本科、研究生毕业应归档材料
一、本科毕业生应归档材料
1. 高等学校毕业生登记表（含学年鉴定表）；
2．学生成绩单；
3．授予学位的决定；
4．学生体检表；
5．全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书；
6．党团及奖惩材料。
7. 奖学金、助学贷款申请表。
8. 学生体质健康标准（试行方案）登记卡（大学）。
二、毕业研究生应归档材料
1. 毕业研究生登记表；
2．研究生成绩单；
3．授予硕士或博士学位的决定；
4．学生体检表；
5．全国研究生就业通知书；
6．党团及奖惩材料；
附件二：各学院（单位）毕业生档案材料归档时间安排
装档时间：2015年7月6日——2015年7月9日。
装档时间
装档学院（单位）
本科毕业生
2015年7月6日 （星期一）
上午：土木工程学院、建筑学院
下午：地球科学与环境工程学院、机械工程学院
2015年7月7日（星期二）
上午：材料科学与工程学院、电气工程学院
下午：信息科学与技术学院、经济管理学院
2015年7月8日（星期三）
上午：交通运输与物流学院、数学学院、力学与工程学院
下午：外国语学院、生命科学与工程学院、牵引动力国家重点实验室
2015年7月9日（星期四）
上午：物理科学与技术学院、政治学院 、体育工作部
下午：公共管理学院、心理研究与咨询中心、艺术与传播学院
2015年7月10日（星期五）
机动时间、集中改派时间
2015年7月13日（星期一）
机动时间、集中改派时间
2015年7月14日（星期二）
机动时间、集中改派时间
毕业研究生
研究生毕业档案归档以学院为单位，整理好及时与档案馆联系，预约归档。
注： 各学院（单位）按要求准备好归档材料，如装档时间有变化可及时与档案馆取得联系，预约装档时间。
谢谢大家对我们工作的支持与配合！
西南交通大学档案馆
2015年5月28日
